Ese libro de visitas de la estantería ya no existe (y el registro de jornada sí te lo van a pedir)

Hay dos objetos que se repiten en casi todas las oficinas: un libro de visitas con las tapas impecables, comprado por si un día aparecía la Inspección, y una hoja de cálculo con los horarios del equipo que alguien borra cada pocos meses. Lo primero ya no existe. Lo segundo es justo lo que te van a pedir, y no tenerlo se castiga con multas de 751 a 7.500 euros por empresa o centro de trabajo.

Vamos por partes, porque el lío viene de mezclar lo que se vendía hace veinte años con lo que la ley exige hoy.

El libro de visitas de la Inspección dejó de existir en 2016

Durante más de un siglo, cada centro de trabajo tenía que tener un libro donde el inspector anotaba lo que había visto. Nació con el Reglamento de 1906 y se mantuvo hasta que la Ley 23/2015 y la Orden ESS/1452/2016 lo eliminaron: desde el 12 de septiembre de 2016, el libro de visitas no es obligatorio, ni en papel ni en su versión electrónica.

El cambio se entiende en una frase. Ahora es el inspector quien extiende la diligencia por escrito y te entrega una copia. La documentación de la visita es suya, no tuya. Lo único que te queda por hacer es conservar ese documento cinco años a disposición de la Inspección.

¿Tienes todavía un libro antiguo con diligencias dentro? Guárdalo cinco años contados desde la última diligencia y después ya puedes retirarlo. Y si el de tu estantería está en blanco, no compres otro: no sirve para nada. Ojo con esto, porque todavía hay tiendas que lo venden como si fuera obligatorio.

El registro de jornada sí es obligatorio, y no vale cualquier hoja

Aquí llegamos a lo importante. Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas tienen que llevar un registro diario de la jornada de cada persona que trabaja en ellas. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019 modificando el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y no depende del tamaño de la plantilla: da igual que tengas un empleado o quinientos.

Esto es lo que tiene que recoger, en concreto:

• La hora exacta de inicio y la hora exacta de fin, de cada persona, cada día que trabaja.
• No vale anotar «8 horas» ni hacer un resumen mensual. La ley dice diario, y dice horario concreto.
• Se conserva cuatro años y tiene que estar a disposición de quien trabaja, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
• Aplica igual a tiempo completo, a tiempo parcial, a eventuales y a quien teletrabaja.

El sistema con el que llevas el control se decide de una de estas tres formas: por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o por decisión del empresario tras consultar a los representantes legales. Lo importante es dejarlo por escrito, porque en una inspección la primera pregunta no es qué registras, sino cómo has decidido registrarlo.

Y aquí está la cifra que hace que mucha gente se ponga las pilas: no llevar el registro de jornada es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS). Las multas del artículo 40.1.b van así:

Se sanciona por empresa o centro de trabajo, no por cada trabajador, así que una visita se convierte en una factura de cuatro cifras sin escalar. Y si hay fraude, falsificación o se obstruye la actuación inspectora, la cosa pasa a muy grave y las cuantías se van hasta los 225.018 euros.

Un apunte para no correr de más: el reglamento que desarrollará el registro horario digital sigue sin aprobarse. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y el Ministerio ha ido aplazando su aprobación. Eso no cambia nada de lo que tienes que hacer hoy, porque la obligación de 2019 sigue vigente. Los requisitos que se van a exigir son los de siempre: que el registro sea fiable y que no se pueda modificar hacia atrás. Si ya lo llevas en papel y funciona, no te agobies. Si lo haces en Excel, guarda copias que no se puedan editar después.

Si tienes un contrato a tiempo parcial, te falta un segundo registro

Este es el error que se repite en las pymes. Los contratos a tiempo parcial tienen su propio registro, distinto del de jornada, y está en el artículo 12.4 del Estatuto:

• Recoge las horas complementarias que se han hecho de verdad, no las pactadas.
• Se totaliza por meses, no por días.
• Se entrega copia a la persona trabajadora junto con la nómina del mes correspondiente.

Traducido a la práctica: si tienes a alguien con media jornada ampliando horas, necesitas dos papeles, no uno. Y el de horas complementarias es el que casi nadie tiene.

Las hojas de reclamaciones no son un detalle: en Galicia son obligatorias y con cartel

Si tienes un local abierto al público, esta parte es para ti. En Galicia, la Ley 2/2012 de protección de las personas consumidoras (artículo 32) y el Decreto 375/1998 obligan a tener hojas de reclamaciones a disposición del cliente. Quedan fuera solo los centros y establecimientos de titularidad pública.

La norma no pide «unas hojas parecidas». Pide el modelo oficial, que trae tres ejemplares de colores: el blanco se lo queda el reclamante para enviarlo al Servicio Provincial de Consumo de Ourense, el verde se lo lleva también el consumidor como resguardo y el amarillo se queda en el establecimiento. Un folio fotocopiado en casa no cumple.

Además hay que tener un cartel permanente y bien visible, en la zona de más paso, con esta leyenda y en gallego, castellano e inglés: «Existen hojas de reclamaciones a disposición del consumidor o usuario». La entrega es obligatoria y gratuita, y no puedes mandar al cliente a buscarlas a otro sitio.

El incumplimiento se considera infracción leve en materia de consumo, pero no te fíes del adjetivo: entre una inspección, una reclamación mal gestionada y el cartel que falta, la cosa suma. Si no tienes claro qué modelo te toca ni dónde conseguir el oficial, te lo buscamos nosotros.

Los libros que siguen vivos: contabilidad, actas y socios

Dejando aparte lo laboral y el consumo, si tu empresa es una sociedad mercantil hay una lista de libros que sigue siendo obligatoria. El Código de Comercio exige el libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario (artículo 25), y el libro de actas de juntas y órganos colegiados (artículo 26). Encima, la Ley de Sociedades de Capital añade el libro registro de socios en las sociedades limitadas (artículo 104), el registro de acciones nominativas en las anónimas y el libro-registro de contratos con el socio único en las unipersonales.

La letra que se salta casi todo el mundo: desde la Ley 14/2013, la llevanza y la legalización de estos libros tiene que hacerse en soporte electrónico y presentarse por vía telemática en el Registro Mercantil, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. El registrador resuelve en quince días.

Que la legalización sea electrónica no significa que el libro de actas de papel haya desaparecido de la mesa de reuniones. En la práctica muchas empresas lo siguen llevando a la junta para que las firmas sean originales, y después transcriben lo aprobado al formato electrónico que legalizan. Si vas por ahí, un libro de actas con hojas numeradas y taladradas te ahorra numerar folios a mano.

En las limitadas, el libro de socios tiene truco: la sociedad solo reconoce como socio a quien está inscrito en él, así que arrastra la titularidad desde la constitución y todas las transmisiones posteriores. Un libro registro de socios folio apaisado resuelve el soporte físico, y en la categoría de libros de contabilidad tienes el resto de modelos.

Qué conservas y durante cuánto tiempo

Con todo esto junto, la tabla que conviene tener a mano en el despacho es esta:

Y un aviso sobre el papel acumulado: no todo se puede tirar cuando parece que ya no hace falta. Un documento con datos personales o con trascendencia contable tiene un plazo, y destruirlo antes de tiempo o hacerlo mal sale caro, como contamos en qué pasa cuando tiras una factura a la basura. Si el problema de fondo es que ya no sabes dónde está nada, empieza por ordenar el archivo antes de comprar otro archivador.

Cómo revisarlo en media hora

Coge un café y haz esta pasada por la oficina:

1. Busca el registro de jornada y comprueba si tiene entradas de ayer. Si la última es del mes pasado, tienes un problema.
2. Mira si hay contratos a tiempo parcial. Si los hay y no encuentras el registro de horas complementarias, ese es el siguiente papel.
3. Revisa el cartel de hojas de reclamaciones. Si está en un cajón o solo en castellano, hay que cambiarlo.
4. Comprueba si los libros societarios se legalizaron dentro de plazo. Si tu gestor te pregunta cada año por ellos, es por esto.
5. Retira lo que ya no exige la ley, pero solo después de mirar los plazos de conservación.

Lo que no puedes hacer es lo de siempre: dejarlo para cuando llegue la carta. Estas obligaciones no se activan por aviso, se activan por existir.

Preguntas frecuentes

¿El registro de jornada es obligatorio si solo tengo un trabajador?

Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no distingue por tamaño de plantilla. Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa con personal registra el inicio y el fin de la jornada de cada persona, un solo empleado incluido.

¿Puedo seguir llevando el registro de jornada en papel?

Sí, mientras garantices que se conserva cuatro años y que no se puede alterar después. Una hoja suelta que se pierde no vale. Muchas empresas usan un libro foliado por trabajador y otras un sistema digital, y hoy las dos cosas son válidas porque el reglamento del registro digital sigue pendiente.

¿Todavía hay que tener el libro de visitas de la Inspección de Trabajo?

No. Desde el 12 de septiembre de 2016 esa obligación desapareció y es el inspector quien extiende y entrega la diligencia. Solo tienes que conservar durante cinco años las diligencias de los libros antiguos que sigas teniendo en papel.

¿Sirven unas hojas de reclamaciones compradas por internet?

Tienen que ser el modelo oficial de la Xunta de Galicia, con sus tres ejemplares de colores, y hay que cubrir los datos de la empresa antes de entregarlas. Un modelo descargado y fotocopiado no cumple, y el cartel anunciador también es obligatorio.

Si al hacer la revisión te falta algún libro, o prefieres que lo miremos contigo antes de que venga una inspección, escríbenos: vemos tu caso y te decimos qué te falta y qué puedes retirar de la estantería sin arriesgarte.